Eseaforms es una herramienta utilizada por múltiples servicios técnicos de mantenimiento en todo el país para la gestión de sus equipos técnicos de trabajo en la calle. La experiencia acumulada trabajando mano a mano con ellos nos ha permitido disponer en la actualidad de la más completa aplicación web y móvil para la gestión de un servicio técnico de mantenimiento multimarca.
Con todas estas funcionalidades y características, somos capaces de hacer mucho más eficiente su empresa, disminuyendo todos los costes derivados del uso de papel, como imprenta, manipulación y almacenaje, además de un ahorro importante en el tiempo y por consiguiente en la productividad de todo el equipo.
La problemática de tener los recursos dispersos implica mayor complejidad para la gestión en todo el proceso de trabajo, tanto en la fase previa a la realización de una intervención, como durante y después.
Es por todo esto, que nuestra herramienta resuelve los mayores problemas a los que se enfrentan estas empresas, tanto en la parte de administración con una potente aplicación web de gestión, cómo en la parte técnica, con una aplicación nativa android muy fácil de usar, intuitiva y con multiples funcionalidades, cuya finalidad es hacer más fácil el trabajo de los técnicos.
A continuación os hacemos un resumen de algunas funcionalidades y la forma de trabajar con nuestra herramienta en el día a día, de un servicio técnico de mantenimiento multimarca y cómo resuelve nuestra aplicación para partes de trabajo y revisiones esa problemática.
Asignación de partes de trabajo
Eseaforms, nos permite asignar trabajos de multiples formas distintas con la finalidad de adaptarse a las diferentes necesidades de nuestros clientes.
Asignación a un solo técnico:
En este caso y desde la administración podemos asignar a un técnico en particular la realización de un trabajo, seleccionando al técnico elegido en el desplegable «técnicos», disponibles a la hora de crear un parte de trabajo.
Asignacion a varios técnicos:
En este caso podemos enviar el parte de trabajo a varios técnicos, que recibirán en su teléfono la notificación con el trabajo a realizar. Una vez que uno de los técnicos que han recibido el parte de trabajo inicie el mismo, le desaparecerá al resto de compañeros del teléfono móvil.
Asignación a todos los técnicos a la vez:
En este supuesto podemos configurar la aplicación, para que una vez marcado en la ficha de cada técnico, la casilla «enviar todos los no asignados», todos los técnicos reciban los partes que no han sido asignados a ningún usuario en particular.
Asignación por zonas:
Esta funcionalidad permite relacionar un cliente y un técnico con una zona, la idea es que cuando se le cree un parte de trabajo a un cliente, que pertenece a una zona previamente creada, automáticamente le llegan los partes de trabajo a los técnicos que tienen asignada esa zona en su ficha.
Asignación por el módulo mantenimientos
El módulo de mantenimientos, que permite la creación futura y automática de partes de trabajo, también permite la asignación de los trabajos a crear.
Creación desde el teléfono móvil
Por defecto, nuestra aplicación móvil permite la creación de partes de trabajo desde el teléfono móvil sin necesidad de tener que ser asignados desde la administración de la herramienta. El técnico tan solo tiene que pulsar en el icono «+», seleccionar clientes que se va a crear parte de trabajo de la base de datos o en su defecto crear un cliente directamente en el móvil.
Partes de Trabajo o Revisión
Uno uno de los problemas de un servicio técnico multimarca es la variedad de tipos diferentes de partes de trabajo que tienen que utilizar, en muchos casos esto significa tener que lleva múltiples blog de partes de trabajo en papel para cada marca, dependiendo del tipo de aviso que se vaya a revisar.
Una de las ventajas y diferencia importante con otras herramientas, es la posibilidad que tiene eseaforms, de crear cualquier tipo de parte de trabajo específicos para cada marca, lo que en la práctica permite a nuestros clientes, tener diferentes tipos de parte de trabajo con diseños a medida, que pueden realizar desde el móvil, sin tener que preocuparse de llevar o no documentos.
Nuestra herramienta, le permitirá generar una copia exacta del parte de trabajo en papel que usan actualemente, revisión, contrato o cualquier otro documento que desee digitalizar y que se generará en tiempo real, con los datos que vayan introduciendo los técnicos en la aplicación móvil.
Esta característica es posible gracias a la flexibilidad y potencia de nuestra aplicación, que permiten no sólo crear cualquier tipo de formulario sino de además personalizar hasta el más mínimo detalle del documento en PDF que se va a generar.
No obstante, en otros casos también es cierto que es posible, que la herramienta se quiera utilizar para una posible toma de datos, donde no sea necesario generar documento y en cuyo caso, podemos utilizar los datos que traducen nuestros técnicos para generar un documento.
Diferentes Estados en los partes de Trabajo
La realidad en el día a día de trabajo de un servicio técnico multimarca, es que no todos los partes de trabajo o intervenciones que se realizan, pueden ser cerradas por los técnicos. Es por eso, que nuestra herramienta permite configurar para cada tipo de parte de trabajo de una marca, diferentes tipos de estado, ya sea porque no se ha podido localizar al cliente, no tenemos material, estamos pendientes de realizar un presupuesto o de aceptarse, la finalidad es que el personal de administración sepa en todo momento cómo se encuentra cada trabajo.
Notificaciones
La eliminación del papel en los flujos habituales de las empresas de servicio técnico de mantenimiento implica educar de nuevo a los clientes acostumbrados a recibir desde hace mucho tiempo un justificante en formato papel del trabajo realizado.
Para solventar todo esto, tiene un potente módulo de notificaciones que permite configurar todas las notificaciones que van a ser enviadas tanto a los clientes como a nivel interno.
El módulo de notificaciones está compuesto de las siguientes secciones:
Plantillas:
En este apartado podemos crear las diferentes plantillas que van a ser enviadas, por defecto la aplicación viene con una plantilla interna y una externa para los clientes qué podemos editar y personalizar a nuestro gusto.
Cuentas de Notificaciones:
En esta sección, vamos a crear las diferentes notificaciones que se van a enviar y que podemos configurar según nuestro flujo de trabajo.
En esas modificaciones vamos a poder elegir el tipo de parte de trabajo sobre el que queremos que se ejecute en la notificación, el estado que debe tener el parte de trabajo para que se ejecute, el correo a donde se tiene que enviar y la plantilla que se va a utilizar para el envío que previamente hemos configurado.
Registro:
Por último, en la sección de registro podemos ver una relación de todas las notificaciones que se han enviado por el sistema, en caso de que haya algún error, el sistema nos lo notificará y podremos reenviar de nuevo la notificación.
Mantenimientos y Equipos
Para una gestión óptima de un servicio técnico multimarca, es necesario llevar un control óptimo de los mantenimientos programados a realizar, así como de todos los equipos instalados a mantener de nuestros clientes.
Para lograr esto hemos desarrollado un completo módulo de mantenimientos y equipos que nos permite por un lado tener una completa relación de los equipos instalados en los clientes con los que trabajamos y por otro lado gestionar toda la programación de mantenimientos a realizar.
Los equipos
La herramienta permite configurar una completa base de datos de equipos instalados a cada cliente, pudiendo diferencias entre diferentes categorías y tipos, así como todas las características de cada uno.
Una vez definidas estas categorías y características, los equipos se relacionan con cada cliente para proceder en un segundo paso a la programación de los mantenimientos.
Los mantenimientos
El módulo de mantenimientos es una potente herramienta que nos va a permitir llevar un exhaustivo control de todos los trabajos a realizar en el tiempo a nuestros clientes.
Esto significa que nos va a permitir programar todos los trabajos a realizar en un futuro a un cliente, pudiendo además, seleccionar el tipo de trabajo que vamos a realizar, el técnico o técnicos que lo van a realizar si ya lo sabemos y los equipos a revisar.
En la última versión de la herramienta, ya vamos a poder en una sola revisión o mantenimiento, realizar los trabajos a un número indeterminado de equipos, con la ventaja de poder hacer un check list o cuestionario diferente para cada tipo de equipo.
Por último recordaros que con la herramienta de programación podemos generar todo tipo de partes de trabajo con una periodicidad desde un día a lo que necesitemos.
Conversión de documentos
Nos gustaría destacar por último, la posibilidad de nuestra herramienta, de realizar una completa trazabilidad de todo el ciclo de vida de un parte de trabajo, desde que se crea un presupuesto hasta que se realiza una factura.
La herramienta permite crear un presupuesto y convertirlo directamente en un parte de trabajo, una vez realizado este parte de trabajo, es posible de manera casi automática convertirlo en un albarán o factura. Esto nos permite reducir en qué abajo a realizar y ahorrar tiempo a la hora de manipular estos partes de trabajo.
El módulo de facturación permite además de convertir documentos como hemos visto anteriormente, asignar descuentos por producto, agrupar albaranes en una sola factura, así como otras funcionalidades de facturación recurrente y control de gastos de los que os hablaremos en otro las entradas del blog.
Gracias por vuestro interés.
