Como ya sabéis, hace algunas semanas realizamos el lanzamiento oficial de la nueva versión v.7.0 de eseaforms, la herramienta más completa, potente y disruptiva hasta la fecha.
Llevamos más de 9 años desarrollando la tecnología que soporta nuestra aplicación web y móvil y hace casi un año, iniciamos el desarrollo de la versión actual, debido a la existencia de unas limitaciones técnicas insalvables a la hora de escalar en las funcionalidades que requerían nuestros clientes, lo que ocasionaba un limitante insalvable para el crecimiento de la compañía.
Después de analizar detenidamente los requerimientos de nuestros clientes y las debilidades de nuestra aplicación llegamos a la conclusión de que para resolver las carencias o la deuda técnica del software, debíamos bajar a los pilares de la aplicación y reconstruir de nuevo la aplicación, si realmente queríamos lograr el producto que nos habíamos comprometido a desarrollar.
A continuación os hacemos un resumen de todas las funcionalidades nuevas que podrás encontrar cuando uses la nueva versión, esperamos sea una inspiración para que podáis imaginar el potencial de la herramienta aplicado a vuestra propia empresa y forma de trabajar.
La migración de los antiguos clientes a la nueva versión se realizará de forma individual, para en un primer momento, lograr mimetizar el comportamiento de cada aplicación a la nueva versión y en segundo lugar, realizar una toma de requisitos de cada cliente para poder incrementar las funcionalidades de la aplicación en base a las posibles necesidades de cada uno.
1. Grupos de usuarios en la aplicación.
Uno de los retos logrados por el equipo ha sido el acceso granulado a la información, esto se traduce en la posibilidad de poder crear diferentes grupos de usuarios en la aplicación y definir a que información pueden acceder y desde donde.
Por defecto en la nueva versión de eseaforms tenemos tres tipos de usuarios:
–Gestores: Los “Gestores o Managers” son los administradores de la herramienta y además, pueden trabajar como técnicos, es el caso por ejemplo de un “Autónomo”, que necesita acceder a la administración web y además, realiza funciones de técnico.
Por tanto, el usuario “Gestor o Manager” puede acceder indistintamente a la web y hacer login en la aplicación móvil.
–Operarios: Los “operarios” son usuarios de la web de administración, tienen casi todas las funcionalidades de los “Managers o Gestores” a excepción de algunas funcionalidades de configuración.
–Técnicos: Los “técnicos” sólo pueden identificarse en la aplicación móvil para realizar los trabajos de campo que tengan asignados, partes de trabajo, revisiones, control de horas.
A partir de estos grupos podríamos crear nuevos grupos como clientes para que pudieran acceder a la intranet o limitar el acceso a determinada información en el caso de técnicos autónomos.
2. Nuevo sistema de notificaciones por correo electrónico.
En la nueva versión de eseaforms hemos cambiado la forma en que se envían los correos electrónicos, para lograrlo, hemos externalizado el envío de todos los correos a través de una de las grandes empresas a nivel mundial en la gestión de correos transaccionales.
De esta forma, no sólo logramos una mayor calidad y rapidez en los envíos, sino que logramos una trazabilidad total de cada correo que se envía en la aplicación.
Para aquellos clientes que no utilizan su correo corporativo, hemos adaptado un estandar para cada aplicación, ahora el email que envía el correo electrónico es «nombreaplicación@eseaforms.app».
En la parte de notificaciones, los filtros de los correos han incrementado en base a los múltiples estados correspondientes a la trazabilidad de los mismos.
3. Gestor documental rediseñado.
Hemos realizado mejoras en el Gestor Documental de la aplicación para que puedas sacarle más partido a la hora de almacenar información adicional y clasificarla, mejorando el sistema de etiquetado y el de búsqueda.
En el gestor documental almacenamos todos los archivos que genera la aplicación, pero además, puedes utilizarlo como almacén virtual de otros archivos.
4. Rediseño de mantenimientos.
Hemos rediseñado totalmente el módulo de gestión de mantenimientos de la aplicación, siendo a diferencia de la versión anterior, totalmente flexible a la hora de configurar cualquier tipo de mantenimiento.
Esto implica, que a la hora de configurar un mantenimiento en el proceso de integración, podemos por ejemplo, crear revisiones que permitan incluir diferentes tipos de equipos y asignarlos a la revisión.
Por tanto, nos encontramos con ilimitadas posibilidades a la hora de trabajar y gestionar los mantenimientos de la empresa. Esto nos va a permitir llevar un mejor control de la planificación de los trabajos futuros.
Esto es un ejemplo de las muchas posibilidades que ofrece el módulo de mantenimientos para la planificación de trabajos, pudiendo nuestro equipo realizar programaciones más complejas.
5. Rediseño del módulo de facturación.
La facturación personalizable ha llegado a eseaforms, rediseñamos totalmente el módulo de facturación para dotarlo de una flexibilidad y capacidad de personalización total.
Estas mejoras nos permiten adaptar el flujo de facturación para cada empresa, pudiendo personalizar a cada uno de los clientes la facturación a su metodología propia.
Con estas modificaciones se podrá personalizar los presupuestos, albaranes o facturas, así como los flujos entre unos y otros documentos, eliminar los que no se usen o hacer conversiones entre documentos según los requisitos de cada empresa.
6. Rediseño del módulo de control de horas.
Hemos realizado mejoras en el módulo de control de horas para dotarlo de más versatilidad, introduciendo el concepto de horas semi-automático, lo que permite que a la hora de fichar, el sistema indique la hora actual, pudiendo el técnico, o introducir esa hora o modificarla por una diferente.
Esto permite una mayor facilidad de uso y rapidez a la hora de fichar por parte de los técnicos. Además, hemos mejorado la sección de informes en formato pdf y excel del módulo.
7. Integración nativa de clientes y sucursales.
En esta nueva versión hemos realizado una integración nativa de los clientes y las sucursales, lo que implica que ya por defecto en todas las fichas de clientes podemos añadir todas las sucursales relacionadas con ese cliente.
Por otro lado, a la hora de crear un parte de trabajo o una revisión por ejemplo, si ese cliente tuviera creadas sucursales, se desplegaría un nuevo menú para seleccionar la sucursal a la que le queremos hacer ese trabajo.
En la anterior versión de la herramienta tan solo algunos clientes que lo habían solicitado tenían activado este comportamiento, ahora ya está habilitado para todos los clientes.
8. Eliminación de las actuaciones solicitadas y realizadas.
Las actuaciones solicitadas y realizadas eran una pequeña base de datos de trabajos qué o bien nos solicitaban o bien realizamos a diario, para que los técnicos pudieran rellenar los partes de forma más rápida, además de minimizar las posibles faltas de ortografía.
En esta nueva versión hemos unificado estás bases de datos en una sola que se llama «comprobaciones». Las «comprobaciones» vamos a poder utilizarlas para rellenar cualquier tipo de parte de trabajo o revisión.
En el menú «comprobaciones» podemos crear todas las que necesitamos para nuestro trabajo diario.
9. Nuevo gestión de informes «snapshot».
Referente a la parte de informes, hemos redefinido totalmente la gestión de los mismos. A partir de ahora el estándar nativo de la aplicación es la hoja de cálculo, estos significa que a partir de ahora, en todas las pantallas donde sea necesario poder gestionar informes tenemos el «snapshot».
Este informe por defecto que se genera en formado de hoja de cálculo, nos va a permitir volcar toda la información que tenemos en pantalla, incluso aplicando filtros, a una hoja de cálculo con una o varias páginas.
Además del «snapshot», sigue siendo posible solicitar estados personalizados al departamento de integración.
10. Gestión de impuestos.
Con la finalidad de otorgar más autonomía a la hora de gestionar la aplicación, hemos habilitado una sección para configurar los impuestos que utiliza cada usuario en la aplicación.
La aplicación utiliza los impuestos para calcular los importes de los materiales en los partes de trabajo, las revisiones, así como en el módulo de facturación y gastos.
11. Gestión de retenciones.
En esta nueva sección habilitada, vamos a gestionar todo lo referente a las retenciones que se usan en la herramienta, ya sea para las facturas emitidas o los posibles gastos recibidos.
Los autónomos que se vean obligados a emitir facturas con retenciones pueden crearlas en esta sección, así como también nos sirve para introducir los gastos o facturas recibidas de trabajadores autónomos.
Para evitar problemas con documentos ya emitidos, no está permitido borrar una retención.
12. Traducción de la aplicación a múltiples idiomas.
Hemos realizado un esfuerzo para poder traducir toda la herramienta a múltiples idiomas, esto implica que próximamente tanto la aplicación web como la aplicación móvil podrán utilizarse en otros idiomas.
13. Mejoras en el visor PDF.
Hemos realizado una actualización del visor para archivos en formato PDF que utilizamos en la aplicación, cómo podéis observar cuando abres un documento con el visor de PDF, se han incorporado múltiples funcionalidades qué pueden ser muy útiles y prácticas a la hora de trabajar.
14. Componente materiales y sucursales.
En la aplicación web hemos realizado un esfuerzo para rediseñar el componente utilizamos para renderizar los materiales o las sucursales, ahora cuando vamos a trabajar con cualquiera de estas categorías en la página web, nos encontramos un componente mucho más cuidado estéticamente, con un diseño en formato de tabla con todos los elementos perfectamente alineados, lo que nos permite trabajar de forma más cómoda.
15. Nueva botonera dinámica.
Otra de las mejoras en la interface de los usuarios en la aplicación web ha sido la botonera dinámica, que consiste en que cuando se selecciona un elemento de la pantalla, se muestran los botones con las acciones permitidas para el elemento.
Es decir, si entramos en la pantalla de presupuestos, tan sólo se nos muestra el botón de «snapshot» y «Vistas», en cambio, cuando se selecciona uno de los presupuestos de la lista, aparecen los botones: «Editar», «Borrar», «Crear Albarán», «Ver», «Enviar».
16. Selección múltiple de elementos.
La selección múltiple de elementos nos permite en cualquier pantalla, seleccionar pulsando la tecla de control, un número «n» de elementos, por ejemplo, podremos seleccionar varios albaranes para proceder a facturar.
Este ejemplo lo podemos aplicar a diversas funcionalidades en la herramienta que nos van a permitir trabajar con múltiples elementos y realizar acciones en grupo.
17. Múltiples equipos en las revisiones.
Hemos incorporado por defecto en las revisiones la posibilidad de gestión de múltiples equipos en un sólo parte.
Ahora puedes seleccionar un cliente a la hora de crear una revisión y añadir los equipos a los que quieres hacer una comprobación. Posteriormente en el justificante, se enumerarán todos los equipos asignados a la revisión y las comprobaciones realizadas.
En los partes de trabajo también hemos incluido por defecto la gestión de un equipo, que puede ser incluido en la gestión del parte de trabajo, a diferencia de las revisiones, donde se pueden gestionar múltiples equipos.
18. Selección de fotos que se muestran en informes con pdf.
Cuando se trabaja con fotografias, en los partes de trabajo o informes, ahora se puede indicar en la aplicación web que fotos se quieren mostrar en el documento y cuales no, con tan sólo marcar un checkbox en la foto seleccionada.
Con esto logramos que sólo aparezcan en los documentos que le enviamos a los clientes, las fotografías que queremos mostrar, independientemente de las que haya hecho el técnico para el informe.
19. Subida de imágenes desde la web.
Hemos rediseñado como se suben las fotografías a la aplicación web, ahora realizamos un nuevo proceso de optimizado con la finalidad de evitar archivos de gran peso, lo que nos permite optimizar el espacio de los archivos que tienen los clientes en el servidor, para que puedan almacenar más documentos sin incurrir en costes adicionales.
20. Plantillas de correo más configurables.
Las plantillas de correo electrónico personalizadas para los clientes que lo solicitan, tienen la capacidad de acceder a cualquier información que pueda ser útil, como por ejemplo el total del importe del trabajo realizado, la explicación técnica de la resolución del mismo o cualquier otra información.
21. Incorporación del botón Enviar a otras pantallas.
Hemos ampliado la funcionalidad de enviar un documento en formato Pdf a otras secciones además de la de facturación, con la finalidad de agilizar y facilitar el envío de cualquier justificante a los clientes.
Desde la pantalla de trabajos ahora se puede enviar el justificante de un documento en formato digital pdf, de forma fácil y rápida.
22. Gestión de los estados de un parte de trabajo desde el móvil.
Hemos trabajado para convertir los estados en un elemento más a configurar en la aplicación, pudiéndose gestionar por los técnicos si fuera necesario desde el teléfono móvil, además de poder definir el comportamiento para cada tipo de estado en cada documento.
Esto significa que un parte puede tener unos estados y una revisión puede tener otros, pueden gestionarse desde el móvil y cada uno con comportamientos diferentes, lo que se traduce en una flexibilidad y personalización sin límites, además de una potencia incomparable a la hora de trabajar.
23. Personalización de los menús de la aplicación web.
Dentro de los cambios realizados en la interface, ahora es posible configurar a medida la situación y orden de los elementos del menú.
Por tanto, en la fase de integración será posible, configurar totalmente como queremos la disposición de los menús en la aplicación. Así como vamos a poder también, quitar los menús que no sean necesarios.
24. Múltiples usuarios diferentes en el móvil.
Uno de los aspectos más importantes en la aplicación móvil es la posibilidad de trabajar con múltiples usuarios, por lo que a partir de ahora sería posible identificarse en la misma aplicación pon diferentes usuarios de aplicaciones.
Está funcionalidad puede ser muy cómoda para aquellos usuarios que trabajen con varias aplicaciones y que podrán alternar en la misma aplicación diferentes usuarios de aplicaciones diferentes.
25. Gestión de la prioridad desde el móvil.
Otro de los aspectos que se han bonificado en la nueva aplicación, es la posibilidad de que los técnicos puedan gestionar la prioridad en los documentos, lo que implica, que si un técnico tiene los permisos correspondientes, podrá variar la prioridad de un parte de trabajo.
26. Descarga de PDF con el nombre correcto del archivo.
A la hora de descargar un archivo en la nueva versión, hemos habilitado que el archivo descargado corresponda con el nombre y número del documento, lo que implica una mayor información y facilidad uso, y sobre todo, reducir los tiempos de búsqueda de los mismos cuando los tenemos descargados en nuestro ordenador.
27. Tipografías negritas, cursivas y subrayado.
Para mejorar aún más la calidad de los informes o documentos que le realizamos a nuestros clientes, hemos añadido la posibilidad poner tipografías con negritas, cursivas y subrayados.
Esto nos va a permitir junto con todas las funcionalidades anteriores mejorar la estética me los documentos que realizamos.
28. Metadatos en los archivos PDF.
Cuando se genera un archivo en PDF en la aplicación, dicho archivo lleva unos metadatos, en esta nueva versión hemos ampliado y mejorado con la finalidad de estos archivos tengan toda la información que pueda ser útil a la empresa.
29. Nuevas vistas por defecto con todas las columnas.
Hemos logrado renderizar la mayoría de elementos para poder mostrar en las vistas principales de las pantallas el mayor número de columnas posibles, a diferencia de la versión anterior en la que había que solicitar que se incluyeran algunos datos en las columnas.
Por tanto, ahora la filosofía es mostrar todos los datos posibles en las columnas de las pantallas y que luego los usuarios puedan configurar sus vistas a medida y almacenarlas, lo que les permitirá personalizar como ven cada pantalla.
30. Productos con foto.
La posibilidad de incluir fotos en los productos por defecto ha llegado con la nueva versión, lo que supone abrir la puerta a que en el proceso de integración los usuarios que lo requieran, puedan usar foto en los productos y así poder añadirlas posteriormente a cualquier tipo de documento como presupuestos.
