Eseaforms es una herramienta para la gestión de partes de trabajo y trazabilidad en movilidad, como partes de averías, revisiones, encuestas, acciones comerciales… que se realizan en un marco temporal y que nos permite tener un control en tiempo real del estado de los mismos, independientemente del tamaño del trabajo a realizar.
En este post, queremos plantear un caso que hemos tenido que resolver a petición de nuestros clientes, para algunos casos particulares que nos podemos encontrar muy a menudo en la gestión de partes de trabajo.
Imaginemos que asignamos un proyecto a nuestro equipo de movilidad para un trabajo de gran tamaño y que va a ser materialmente imposible realizar en una sola jornada de trabajo, en el que el cliente nos solicita justificantes diarios de los trabajos realizados, que serán validados por alguno de los responsables que se encuentren en el lugar físico del trabajo al finalizar cada jornada laboral.
Nos vemos en la necesidad de tener dichos justificantes de cara al cliente, para poder así justificar todos los trabajos realizados día a día, proceder a su correcta facturación y evitar cualquier tipo de reclamación por parte del cliente.
Como Funciona
Para resolver este caso, vamos a utilizar el concepto de los «Partes Versionados», que nos permite tener diferentes versiones de un mismo parte de trabajo a realizar con diferentes fechas, pudiendo así generar un documento digital con la firma del cliente durante los días que dure el trabajo a realizar, donde aparecerán todos los trabajos que se realizaron en la fecha del mismo.
La operativa, cuya configuración puede variar mínimamente, dependiendo de la integración de eseaforms que se haya realizado en cada caso, consistirá en:
Cerrar el parte de trabajo y volver a asignarlo durante los días siguientes que sean necesarios, reconociendo el sistema la existencia de un nuevo parte de trabajo que ya había sido realizado anteriormente, pero que al ser su estado «cerrado», si nos va a permitir o autorizar su nuevo tratamiento en la nueva fecha del envío, procediendo de forma automática a realizar y almacenar una nueva versión del mismo, manteniendo la existente que ya había sido cerrada.
Con esta funcionalidad, podemos mantener un control total sobre los trabajos que realice nuestro equipo en un proyecto que se extienda en el tiempo durante varias jornadas de trabajo y además, facilitar a nuestros clients un justificante diario de todos los trabajos realizados con su firma.
Otra opción adicional, puede ser el uso del módulo de validación por PIN, que podría ser integrado en el flujo de trabajo, como medida de control y seguridad de los trabajos a realizar.
Si tienes dudas o necesitas más información acerca de la gestión de partes de trabajo y el tratamiento de los partes versionados, contacta con nuestro equipo para que te faciliten la mejor solución a tus necesidades.
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