La sostenibilidad ha dejado de ser una opción, o cambiamos la manera cómo hacemos las cosas o la humanidad se enfrenta a su supervivencia a medio plazo. El problema tiene grandes y pequeñas soluciones y ninguna es menos importante. Se trata de reducir o eliminar todo aquello cuya producción o procedimiento genere, directa o indirectamente, emisiones de gases de efecto invernadero. La migración a un sistema de intercambio electrónico de documentos como la factura electrónica “es una de esas pequeñas cosas que se hacen grandes” según SERES, pionero y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos. “Las emisiones de CO2 crecen año a año y afectan a la sostenibilidad del planeta -afirma Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y Latam- poner freno al problema es necesario”.
Al usar el intercambio electrónico de documentos se elimina el papel, se reduce la tala de árboles, las emisiones de CO2 derivadas de la energía necesaria para convertir la celulosa en papel y los residuos que producen el proceso, las emisiones generadas en el transporte de ese papel y en la impresión de los documentos y en la fabricación de las impresoras, tóner, etc. También se eliminan las emisiones generadas en la producción de los sobres, los sellos, el trasporte del documento…
La producción de una tonelada de papel implica la tala de hasta 24 árboles, y poner en circulación un kilo de papel requiere hasta 324 litros de agua y el consumo de 4 kilovatios de energía. Trabajar con documentación digital ahorra papel, reduce drásticamente los metros lineales de almacenamiento necesarios y evita gastar litros de combustible para las transferencias de un centro de archivo a otro. “Si cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera, al facturar electrónicamente ese millón de facturas se tramitará sin necesidad de talar un centenar de árboles reduciendo 0,72 Tm emisiones de CO2. Esto es una contribución realmente importante a la salud del planeta”, añade Alberto Redondo.
La reducción del impacto medioambiental en la impresión no es menor. Se necesitan unos 4 litros de petróleo para producir un cartucho y cada segundo se tiran a la basura unos 8 cartuchos. Si se trata de un cartucho de impresora láser, tendrán que pasar hasta 450 años para que se descomponga. Plazo que, en el caso de algunos componentes de plástico industrial, puede ampliarse a más de mil de años antes de descomponerse, algo especialmente preocupante si se tiene en cuenta que el 70% de los cartuchos usados de impresoras en el mundo se tiran a la basura.
Ahorro global
El coste combinado –medioambiental y de gestión– de la recepción de una factura en papel se sitúa en 7,22 euros frente a los 2,27 del coste de la factura en formato digital. En el caso de la emisión, la unidad de factura en papel cuesta 4,45 euros y 1,64 euros en formato digital.
Pero hay muchos otros beneficios que son realmente interesantes para la empresa y su negocio. Entre ellos se encuentra el ahorro de espacio, ya que el paso de archivo físico a archivo electrónico permite unos ahorros del 81%.
Por otra parte, otra ventaja reside en la seguridad que aporta el intercambio electrónico de documentos. Las copias de seguridad, el almacenamiento en la nube o la creación de un sistema de usuarios con distintos privilegios reducen el riesgo de pérdida de información. En cambio, la recopilación en papel está mucho más expuesta y es mucho más vulnerable a la acción de mala fe de uno o varios trabajadores, incendios, accidentes, etcétera.
Cabe destacar también que con el trato electrónico de los documentos se puede acceder de forma más rápida y desde cualquier lugar, a la información. La búsqueda de un archivo electrónico es mucho más rápida y puede realizarse con mayor exactitud que la de un papel perdido entre cientos de archivadores, además de poder realizarse, si se quiere, de forma remota. Una opción que ofrece la posibilidad de flexibilizar las jornadas laborales de los trabajadores, al no ser necesaria la presencia física en una oficina para acceder a determinados documentos, facilitando un funcionamiento más eficiente de las empresas y un mayor grado de satisfacción y compromiso por parte de los empleados.
En cuanto a la información, el documento electrónico permite reconstruir más fácilmente y con mayor exactitud el origen y las modificaciones que ha podido experimentar un archivo, ya que los documentos electrónicos almacenan de forma automática y segura mucha información de contexto sobre cuándo fueron creados, por quién, qué alteraciones han sufrido y quiénes han sido responsables durante todo su ciclo de vida. Finalmente, hay que señalar que la emisión de algunos documentos como la factura electrónica permite hacer mucho más ágil la contratación de servicios asociados, como la financiación o el anticipo de su importe, que en el caso de utilizar papel implica mayor esfuerzo y tiempo.
SERES fue la empresa pionera en el intercambio electrónico de documentos y lleva más tres décadas como proveedor de miles de empresas en todo el mundo. Una experiencia y conocimiento que le permite ayudar a las empresas a digitalizarse con éxito y garantía en el intercambio de documentos y, también, hacerlas más ecológicamente sostenibles, más eficientes en las comunicaciones con su entorno y mucho más productivas.
